A delegálás fogalma minden vezető előtt ismert, azonban az elméletet sokszor nem könnyű a gyakorlatba átültetni. A feladatok delegálásának számos buktatója van, ezeket azonban el lehet kerülni.
A delegálás fogalma
A delegálás jelentése
A vállalati kultúrában a delegálás a vezetői feladatok átruházását jelenti egy kollégára. A delegálásnak különböző színtjei vannak. Lényeges, hogy a feladatok kiadása nem egyenlő a delegálással.
Delegálásról akkor beszélünk, amikor egy vezető a saját feladatait ruházza át valakire, olyan feladatokat, amelyek az ő hatáskörébe tartoznak, amelyek elvégzéséért ő a felelős.
Nézzünk egy példát: egy barkácsáruház festékosztályának vezetője arra kéri az osztályon dolgozó egyik eladót, hogy töltse fel a frissen érkezett áruval a polcokat. Ez nem delegálás, hiszen az árufeltöltés nem az osztályvezető, hanem a beosztott feladata. Amikor azonban arra kéri a beosztottját, hogy rendeljen ebből az áruból egy újabb szállítmányt, ez már delegálás, (feltéve, hogy a rendelés az osztályvezető feladatkörébe tartozik.)
Delegálás agilis szervezeteknél
A hagyományos, hierarchikus vállalati kultúrában a feladatok delegálása általában egy alárendelt munkatárs számára történik. Agilis szervezeteknél már megjelenik a felfelé delegálás is. Ennek lényege, hogy az operatív munkát végző, “frontvonalban” dolgozó munkatársak a feladatok egy részét átadják a feletteseiknek, vagyis felsőbb szintre delegálják.
Ezek olyan feladatok, amelyek megoldásához az adott szinten nem áll rendelkezésre elégséges információ vagy kompetencia. A felső vezetésre azonban így csak azok a feladatok maradnak, amelyeket alsóbb szinten nem tudtak megoldani.
Az agilis szervezeteknél ugyanakkor a delegálás helyébe egyre inkább az önkéntes feladatvállalás lép. Ez logikusan következik abból, hogy az agilis szervezeteknél a hierarchikus működés helyett a hálózatos struktúrák dominálnak.
A delegálás célja
A feladatok delegálásának elsődleges célja, hogy a vezetőt tehermentesítse, így hatékonyabban koncentrálhatja idejét és erőforrásait azokra a feladatokra, amelyeket nem lehet delegálni.
A delegálás további céljai:
- a munkatársak szabad kapacitásainak kihasználása,
- szakmai fejlődésük előmozdítása,
- a munkatársak motiválása,
- a bizalom kiépítése, elmélyítése,
- a munkatársak önállóságának fejlesztése.
- a vállalati szintű produktivitás növelése.
A delegálás szintjei
A delegálás több szinten is megvalósulhat, lássuk ezeket.
1. A delegált előkészíti a döntést, de a delegáló dönt
Ilyenkor a delegáló megbízza a delegáltat, hogy terjesszen elő javaslatokat, amelyek közül ő választ. Az is előfordulhat, hogy arra is megkéri a delegáltat, válassza ki ő azt a lehetőséget, amelyik szerinte a legjobb, és indokolja a választását. A döntést azonban ebben az esetben is a delegáló hozza meg.
2. A delegált dönt, a delegáló tanácsait figyelembe véve
Ebben az esetben már a delegált hozza meg a döntést, a delegáló azonban javaslataival, tanácsaival befolyásolja a döntéshozatal folyamatát.
3. A delegált dönt, de informálja döntéséről a delegálót
A delegáló teljesen rábízza a döntést a delegáltra, de kíváncsi a döntésére, illetve a feladat teljesítéséről visszajelzést kér.
4. A delegált dönt és semmilyen visszajelzést nem ad a delegálónak
A delegáló teljes mértékben a delegáltra bízza a döntést, anélkül, hogy megkérdezné, hogyan döntött. A feladat teljesítéséről sem kér semmilyen információt.
A delegálás gyakorlati lépései
- A delegálandó feladat meghatározása.
- A feladat ellátásához szükséges feltételek, eszközök meghatározása. A feladat kritériumainak, valamint a végrehajtásával és az eredményével kapcsolatos elvárásoknak a konkretizálása.
- A megfelelő delegált kiválasztása, aki alkalmas és képes a feladat elvégzésére.
- A feladattal összefüggő összes információ részletes ismertetése a delegált számára, különös tekintettel a fent említett kritériumokra és elvárásokra.
- A delegálónak teljes mértékig meg kell bizonyosodnia róla, hogy a delegált mindent megértett, pontosan úgy, ahogyan ő is gondolta.
- A delegált munkájának nyomonkövetése az előzetesen lefektetett és közösen nyugtázott kereteken belül.
- A delegált munkájának értékelése a feladat elvégzése után.
Az eredményes delegálás feltételei
A feladatok delegálása a gyakorlatban nem minden esetben annyira egyszerű vagy magától értetődő, mint ahogyan az eddigiek alapján tűnik.A feladatdelegálás számos olyan csapdát rejt, amelyet a jó vezető igyekszik elkerülni. Erre a területre is igaz, hogy sokszor jó néhány kisebb-nagyobb kudarcon át vezet az út a sikerhez.
Az alábbiakban körbejárjuk a vezetői delegálás néhány jellemző buktatóját.
Túl kevés feladat delegálása
Tipikus vezetői attitűd, amikor valaki nem tudja vagy nem akarja kiengedni a saját kezéből a feladatokat. Az indok általában az, hogy senki sem alkalmas arra, hogy elvégezze, vagy pedig “mire elmagyaráznám neki, addigra én is megcsinálom”.
Pedig ha megfelelő embernek adjuk ki az adott feladatot, aki képes elvégezni, a delegálás hatékonyan működik. Azzal pedig érdemes számolni, hogy a delegálást először mindig meg kell hogy előzze valamiféle képzés. Az erre fordított idő azonban megtérül, hiszen a jövőben is delegálhatunk az adott munkatárs részére hasonló feladatokat.
Nem elég egyértelmű a feladat, illetve az elvárások
Amennyiben azt szeretnénk, hogy a feladatot pontosan úgy végezze el a delegált, ahogyan mi elképzeltük, ezt kommunikálni kell felé. Pontosan le kell fektetni azt is, hogy milyen végeredményt várunk a feladat teljesítése után. Ezzel megelőzhetjük, hogy azért adjunk negatív visszajelzést, mert nem írtuk körül elég pontosan az elvárásokat.
Az ilyen negatív visszajelzéseket érdemes elkerülni, mert az illető legközelebb aligha fog szívesen belemenni, hogy feladatokat delegáljunk neki. Vagy ha mégis, bizonytalan lesz és folyamatosan kérdésekkel ostromol, ami a delegálás hatékonyságát rontja.
A feladatok aránytalan delegálása a munkatársak között
Sok vezető számára kísértés, hogy a feladatokat mindig a megbízható, agilis, ügyes kollégákra bízza. Ez azonban ahhoz vezethet, hogy egyesekre aránytalanul nagy terhelés nehezedik. Míg a tapasztalatlanabb kollégák sosem fogják megszerezni azt a rutint, ami a továbbfejlődésükhöz szükséges lenne.
Érdemes tehát nem csak az adott dolgozó kompetenciáit hanem a lelkesedését is figyelembe venni. Sokszor egy tapasztalatlanabb, de motivált munkatárs, akinek elég ideje is van, eredményesebb lehet, mint egy tapasztalt, rutinos régi motoros, aki időhiányban szenved és nem érzi igazán magáénak a feladatot.
Ugyanakkor azt a hibát is érdemes elkerülni, hogy olyanra bízzuk az adott teendőt, aki nem képes elvégezni azt. Ha alkalmatlan emberre delegálunk egy feladatot, mindenki rosszul jár: ő is, mi is és a vállalat is.
A delegált feladatok túlmenedzselése
Ha egy feladatot delegáltunk és lefektettük ennek kereteit, fontos, hogy ne terjeszkedjünk túl ezeken a későbbiekben. Tegyük fel, abban állapodtunk meg a delegálttal, hogy a megbeszélt módon végzi a delegált a feladatot, és rendszeresen, például hetente kétszer visszajelzést ad róla, hol tart vele. Fontos, hogy ne kérdezősködjünk naponta, még akkor sem, ha úgy látjuk, hogy nem a megfelelő irányba vagy nem ideális módon haladnak a dolgok. A delegálásnál nagyon fontos, hogy a delegált önállóságát, amit a delegálás során meghatároztunk, tartsuk tiszteletben.
Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!
Szívesen fejlesztené saját vagy beosztottjai kompetenciáit a delegálás területén? Esetleg egyéb, folyamat- vagy projektmenedzsmenttel kapcsolatos kérdése van? Bízza ránk cége átvilágítását, és kérje segítségünket a folyamatmenedzsment stratégia és a folyamatfejlesztési módszertan kialakításában.
Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ingyenes konzultációt!
Designabc