A folyamatmenedzsment eszközei révén (például folyamatoptimalizálás, folyamatirányítás, folyamatátalakítás, BPR) a vállalatok tervezni, optimalizálni és irányítani tudják az üzleti folyamatokat.
A folyamatmenedzsment fogalma
Ahhoz, hogy megértsük, mi a folyamamatmenedzsment fogalma, először érdemes tisztázni a mit értünk az üzleti folyamatok kifejezés alatt.
Az üzleti folyamatok fogalma
Az üzleti folyamat (továbbiakban: folyamat) irányított, tervezett tevékenységek láncolata egy adott cél elérése érdekében. Ez a cél általában valamilyen produktum, szolgáltatás vagy termék létrehozását jelenti.
Az üzleti folyamatra jellemző, hogy:
- van bemenete (input),
- kimenete (output),
- és a bemeneteket úgy alakítja át kimenetekké, hogy közben értéket hoz létre.
Ilyen folyamat az is, amikor egy cég kezeli a beérkező számlákat, azokat felvezetik a könyvelésbe és intézik azok kifizetését. Az input az összes számla. Az output pedig, hogy minden számla ki van fizetve. A folyamat során megtörténik a számlák bevételezése, könyvelése, archiválása.
A folyamatmenedzsment feladata, célja
A folyamatmenedzsment feladata és célja, hogy megtermelje azokat az eredményeket, amiket a vállalat eljuttat a fogyasztókhoz. A folyamatmenedzsment során tehát a vállalat hozzáilleszti a folyamatokat és a szervezeti tényezőket a vevői igényekhez valamint a környezeti elvárásokhoz.
A folyamat révén keletkezik az inputból output.
A folyamatmenedzsment elemei
Mivel a folyamatok sokrétűek lehetnek, ezért maga a folyamatmenedzsment is több részre és területre osztható. Ezek közé tartozik:
- a folyamattervezés,
- a folyamatszabályozás
- és a folyamatfejlesztés.
Ezek, bár nagyon közeli fogalomnak tűnnek, mégis mindegyik esetben kicsit másról van szó.
Folyamatátalakítás
A folyamatátalakítás lényege, hogy a meglévő folyamatokat változtatjuk meg, illetve újakat hozunk létre. Ilyen lehet egy átszervezés, egy leépítés, egy újjászervezés. Folyamatátalakítára jellemzően akkor van szükség, amikor az “optimalizálás” már nem elég, és érdemes teljesen új alapokra helyezni azt.
A legtöbb ilyen átalakítás felülről jön, a menedzsment részéről. Ezeket hívjuk top-down (felülről lefelé) történő folyamatátalakításnak.
Folyamatoptimalizálás
Folyamatoptimlizálásról akkor beszélünk, amikor meglévő folyamatot kell javítani. De nem szükséges azok teljes átalakításra, nulláról történő felépítése. Ilyenkor a gyenge pontokat keressük, és ezekre dolgozunk ki javítási, optimalizálási javaslatokat.
A sikeres optimalizálások ötletének egy része a szervezet alsó szintjeiről, lentről érkezik, ezért hívjuk ezeket bottom-up típusú fejlesztéseknek.
Folyamatirányítás
A folyamatirányítás azokat az eszközöket és módszereket foglalja össze, amelyek hosszú távon biztosítják a folyamat eredményének fenntartását és annak javítását. Ide tartozik a teljesítménymérés és a folyamat-kontrolling is.
A folyamatmenedzsment lépései a folyamatteljesítmény növelése céljából
Az elmúlt évtizedekben számos elmélet és módszertan készült arra, hogy egyes folyamatokat hogyan lehet hatékonyabbá tenni. Ezeket három nagy kategóriába lehet sorolni:
- szervezési megközelítések,
- minőségmenedzsment-irányzatok,
- tervezési, irányítási megoldások.
Szervezési megközelítések a folyamatmenedzsment területén
A szervezési megközelítések egyik legismertebb elmélete a BPR. A BPR jelentése az üzleti folyamatok újjáalakítása (angolul Business Process Reengineering), ahol a vállalat összes folyamatának az újragondolása a cél, akár azok radikális átalakításával is.
A BPR egyik utódja és továbbfejlesztett verziója az X-engineering, ahol a vállalatokon átívelő folyamatokat nézve gondoljuk újra a cég tevékenységét.
Ezzel szemben az üzleti folyamatok optimalizálásának, illetve a folyamatoptimalizálásnak a célja a tökéletesítés, nem pedig az, hogy mindent nulláról újratervezzünk.
Minőségmenedzsment-irányzatok
A három legismertebb minőségmenedzsment irányzat:
- a TQM,
- a Six Sigma
- és a Kaizen.
TQM
A teljes körű minőségmenedzsment (total quality management, azaz TQM) célja, hogy vállalat folyamatainak és gondolkodásmódjának a középpontjába a vevőket állítsa. Minden döntés mozgatórugója a vevőelvárások kiszolgálása és a minél teljesebb vevőelégedettség elérése lesz.
Six Sigma
A Six Sigma azt vizsgálja, hogy a folyamat eredmény mennyire tér el attól a céltól, amit eredetileg kitűztek. Gyártó cégek előszeretettel alkalmazzák, mert jól mérhetővé teszi az elvégzett munkának és az outputnak a minőségét.
Kaizen
A Kaizen irányzat fő eleme, hogy az alkalmazottak bevonásával igyekszik tökéletesíteni és támogatni a vállalati kultúrát. A japán eredetű módszer mára az egész világon elterjedt, lényege a dolgozók által végzett folyamatos fejlesztés, a működés és a hatékonyság folyamatos javítása.
Tervezési és irányítási megoldások a folyamatmenedzsmentben
A tervezési és irányítási megoldások két legismertebb módszere:
- a kvalitatív folyamatmenedzsment,
- és a folyamatköltség-menedzsment.
A kvalitatív folyamatmenedzsment a vállalati értékláncot az alábbi ismérvek alapján irányítja:
- minőség,
- idő,
- költségek,
- fogyasztói elégedettség.
A folyamatköltség-menedzsment pedig pénzügyi oldalról közelíti meg a témát, és a költséghelyeket teszi a vállalati szemlélet középpontjába.
A folyamatmenedzsment előnyei, eredményei
Azok a vállalatok a legsikeresebbek a saját piacukon, amelyek kiemelkedő tapasztalattal és gyakorlattal rendelkeznek az adott területen. Egy cég hosszú távú versenyelőnyét az egyszerűen nem másolható működési elvek, módszerek jelentik, és sok esetben ezeket a folyamatokban kell keresni.
Nem véletlen, hogy a legjobb folyamatfejlesztések stratégiai célokból és vevők igényekből indulnak ki. Ezeken pedig az adott területek kulcsemberei dolgoznak aktív együttműködésben.
Amennyiben a folyamatokat a vállalatirányítási rendszerrel integráltan fejlesztik, akkor lesz tartósan fenntartható az üzleti eredmény. A folyamat persze nem áll meg azon a ponton, hogy létrehozzuk ezeket, hanem folyamatosan dokumentálni kell őket, elemezni és fejleszteni.
Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!
Szívesen fejlesztené vállalata működését a folyamatmenedzsment hatékonyságának növelésével? Esetleg egyéb, folyamat- vagy projektmenedzsmenttel kapcsolatos kérdése van? Bízza ránk cége átvilágítását, és kérje segítségünket a folyamatmenedzsment stratégia és a folyamatfejlesztési módszertan kialakításában.
Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ingyenes konzultációt!
Designabc