A GTD-módszer egy népszerű és praktikus megoldás az elvégzésre váró feladatok rendszerezésére. Egyszerűsége ellenére – vagy éppen ezért – igen eredményes az időmenedzsment és a hatékonyságnövelés terén. Univerzalitása lehetővé teszi, hogy a háziasszonyoktól a topmenedzserekig bárki számára hasznos lehet.
Mi az GTD-módszer?
A GTD egy angol rövidítés, illetve betűszó, a Getting This Done szavak kezdőbetűiből áll. Nyersfordításban ez annyit tesz, hogy “dolgokat elintézni”.
A GTD valójában egy módszer neve, amely David Allen nevéhez fűződik. Allen módszeréről könyvet is írt, amely először 2005-ben jelent meg magyarul, Intézz el mindent címmel. A könyv később Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD – Az időmenedzsment új módszertana címmel a HVG Könyvek sorozatban is megjelent.
A GTD módszere az elvégzésre váró feladatok minél hatékonyabb:
- számbavételére,
- rendszerezésére, kategorizálására,
- és végrehajtására irányul.
A GTD-módszer 5 lépése
A GTD egyik vagy másik elemét, esetleg többet is közülük valószínűleg nagyon sokan használják – olyanok is, akik sosem hallottak erről a módszerről. A GTD-módszer egyik titka az, hogy a teljes folyamatot végig kell vinni, következetesen és kitartóan. Ha bármelyik lépést kihagyjuk, a várt eredmény is elmarad.
Lássuk a GTD-módszer lépéseit!
1. Capture – rögzítés
Az első lépés, hogy ha szembejön egy elvégzendő teendő, rögtön jegyezzük fel valahová. Az, hogy hová, másodlagos, akár egy kockás füzetbe is lehet, ha valakinek ez a kényelmes.
Ugyanakkor számos online felület is rendelkezésre áll erre a célra. Az egyik legnépszerűbb és sokak által kedvelt a ToDoist, de sokan a JIRA, Trello, vagy MS Todo felületet használják. Közvetlenül is indítható, de böngészős bővítményként és mobilon is elérhető. Számos többletfunkciót is tartalmaz, például a teendők időzítését.
Természetesen bármilyen más app vagy online felület is megteszi. A lényeg, hogy minden egyes feladatot rögzítsünk, kivétel nélkül. Ez igaz a munkahelyi feladatokra éppúgy, mint a leghétköznapibb teendőkre. Azt, hogy ez miért olyan fontos, a cikk végén, A GTD-módszer működési elve című részben magyarázzuk el.
2. Clarify – tisztázás
Már a feladatok rögzítése is nagy megkönnyebülést tud okozni, de ha itt megállunk, akkor nem sokkal vagyunk előrébb. Hiszen egy mindenféle teendőt tartalmazó halmaz az eredmény, amit nehéz áttekinteni.
A tisztázás során a létrehozott feladathalmaz minden egyes elemét megvizsgáljuk és osztályozzuk, illetve konkretizáljuk:
- Pontosan mi a feladat?
- További lépésekre bontható? Ha igen, mely lépésekre?
- Biztosan nekünk kell elvégezni, vagy delegálható?
Ezek mellett nagyon fontos a 2 perces szabály: a GTD szerint ha egy teendő maximum 2 perc alatt elvégezhető, végezzük el azonnal. Így számos olyan feladatot kipipálhatunk, amit feleslegesen halasztanánk későbbre.
3. Organize – rendszerezés
A következő lépés a feladatok további kategorizálása, valamint priorizálása és ütemezése.
Ezt többféle szempont alapján is megtehetjük. Praktikus például sürgősség, vagyis a határidők alapján rangsorolni őket. Lehet a rendszerezés szempontja a feladatok fontossága is – bár bizonyos szempontból minden feladat fontos, amit felírtunk.
Projektalapon is kategorizálhatjuk a feladatokat, például:
- “Otthon”,
- “Munkahely”,
- “Napi rutinfeladatok”,
- “Fogyás”,
- “A saját bizniszem” stb.
Ebben viszont egyértelműen az online felületek a nyerők, például a már említett ToDoist vagy a Trello, Asana és így tovább. A legtöbb online feladatrendszerező megoldásban határidő is rendelhető a teendők mellé – ez megkönnyíti az ütemezésüket.
4. Reflect – reflektálj
Ez tulajdonképpen a feladatlista karbantartása – minimum hetente érdemes elvégezni. Ilyenkor frissítjük az egyes feladatok állapotát. Például kipipáljuk a megoldott részfeladatokat, esetleg új részfeladatokkal bővítünk egy összetetettebb feladatot a legutóbbi állapotának megfelelően stb.
5. Engage – cselekvés
Az eddigi négy pontból látható, hogy a GTD-módszer alkalmazása jelentős figyelmet és időráfordítást igényel. Ha azonban ezekkel nem spórolunk, az 5. lépés már gyorsan és egyszerűen fog menni.
Adott egy logikusan rendszerezett, minden szükséges információt tartalmazó feladatlista. Most már csak végre kell hajtani a sorban következő feladatokat.
A GTD-módszer működési elve
A GTD-módszerrel jelentős hatékonyságnövelés érhető el, aminek pszichológiai alapja van. Agyunk kreatív, problémamegoldó része ugyanis sokkal jobban működik, ha nem kell azzal foglalkoznunk, hogy mi mindent kell még elintézni. Ebből a szempontból mindegy, hogy mennyire fontos vagy bagatell egy előttünk álló teendő. Minden egyes elintézetlen dolog, a legapróbbak is stresszelik az agyunkat. Vagyis a befejezetlen feladatok lekötik az erőforrásainkat, és kevesebb figyelmet tudunk fordítani arra, amit éppen csinálunk.
Ezért nagyon fontos a GTD-módszer első lépése, vagyis hogy kivétel nélkül minden elintéznivalót rögzítsünk. Ezzel tehermentesítjük az agyunkat, nem fog azon pörögni, hogy mit kell még elintézni. Hiszen azzal, hogy felírtuk, bekerült a rendszerbe, és a GTD elvei alapján már csak idő kérdése, és el fogjuk intézni.
A GTD-módszer eredménye
A GTD-módszerre időt kell szánni, de ez beilleszthető a napi és heti rutinba. Az időráfordítás sokszorosan visszatérül a hatékonyságnövelés és az időmenedzsment terén. Az eredmény: adott idő alatt több elvégzett feladat, vagy másképpen: ugyanannyi idő alatt több feladat elvégzése.
Természetesen ez a rövid összefoglaló nem adja vissza a maga teljességében a GTD lényegét, azonban az elinduláshoz elegendő lehet. Ha valaki további információkra kíváncsi, érdemes elolvasni a könyvet. Ha pedig más, hasonló módszerrel ismerkedne meg, számos hasonlót találhat a neten – például blogunk régebbi cikkei között is.
Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!
Szívesen fejlesztené vállalata működését, vagy saját feladatait ütemezné hatékonyabban? Esetleg egyéb, folyamat- vagy projektmenedzsmenttel kapcsolatos kérdése van? Bízza ránk cége átvilágítását, és kérje segítségünket a folyamatmenedzsment stratégia és a folyamatfejlesztési módszertan kialakításában.
Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ingyenes konzultációt!
Designabc