Magyarországon a 2000-es évek óta egyre nagyobb hangsúlyt kapnak az agilis eszközök a projektmenedzsmentben. Bár az agilis eszköztárak “könnyűsúlyúak”, a hagyományos projektmenedzsment eszközökhöz képest egyszerűbbek, azok alkalmazása mégis sok szervezetnél problémákat okoz. Ennek okai a kulturális elemekben, a megváltozott szerep- és felelősségi körökben, illetve a nagyon eltérő gondolkodásmódban keresendő.
Sok esetben az érintettek rosszul értelmezik az agilitás fogalmát és arra, mint egy “módszertanra” tekintenek, illetve többször találkozunk olyan esetekkel is, ahol az agilis alapértékek és alapkövek közül a benne dolgozók, csupán a számukra kényelmes elemeket alkalmazzák, ezzel káoszba fordítva a projektet.
Tévhitek az agilis projektekkel kapcsolatban
A fentiek mentén lássuk tehát első körben a leggyakrabb félreértelmezéseket, tévhiteket, amikkel találkoztunk:
- Agilis projektekben nem szükséges a dokumentáció
- Az agilis projektek gyorsabban/olcsóbban zárulnak le
- A megrendelő oldalnak kevesebb feladata van az agilis projektek során
- Az agilis irányzatok minden projekt esetében sikerrel alkalmazhatóak
- Agilis projektek esetén nem kell előre célokat meghatározni, mivel azok “menet közben” alakulnak ki
- Napi stand-upokat tartunk, tehát már agilisak vagyunk
- Az agilis projekteket nem kell tervezni
A fenti lista bár korántsem teljes, jól mutatja, hogy mennyire kaotikussá válhat egy agilisnak gondolt projekt, ami természetesen nem megfelelő eredményekre vezethet. A tévhitek egyik következménye lehet, hogy a csapatok mindenféle tudatos előkészítés nélkül “beleugranak” a sprintekbe, nem tisztázzák a célokat, nem tudják ténylegesen kinek szállítanak (nem, nem minden esetben annak szállítunk aki finanszírozza a projektet), sőt, sok esetben azt sem mérlegelik, hogy egyáltalán a projekt anyagi szempontból megtérülő lehet-e.
Agilis projektek tervezési szintjei
Tapasztalataink szerint az agilis projektek jól definiálható területekre bonthatóak. Ezek során különböző eszközökkel valósulhat meg az agilis tervezési hagyma, azaz az agilis tervezés öt szintje, melyek:
- vízió meghatározása
- termék roadmap tervezése
- release tervezés
- iteráció tervezés
- napi munka tervezése
Természetesen ezek az elemek nem egy alkalommal valósulnak meg, hiszen a projekt során felmerülő változások a tervezési hagyma minden szintjére hatással lehetnek. Ennek érdekében ezek a szintek egy folyamatos iterációt igényelnek.
Milyen elemekből áll az agilis projektek tervezése, előkészítése?
Véleményünk szerint az agilis projektek akkor lehetnek legeredményesebbek, ha a csapat a különböző jó gyakorlatokat fejleszti és saját magára szabja. Ennek következtében a most leírt eszközök egy lehetséges megoldást jelenthetnek, ám ezek megvalósítására is egy igen széles eszköztár áll rendelkezésre.
Agilis projekt előkészítése
Fontosnak tartjuk, hogy a projektek, legyenek azok agilis, vagy hagyományos irányok szerint menedzselve, előkészítést és konkrét célokat igényelnek. Az előkészítés fő célja, hogy ez a közösen elfogadott, ismert vízió megszülessen, rögzítésre kerüljön, illetve hangsúlyos az is, hogy a célok fontossága, értéke, valamint a projektek várható megtérülése is tisztázva legyen. Célok nélkül projekt nem jöhet létre és a végcél időközi változása véleményünk szerint megkérdőjelezi a jelenleg futó projekt létjogosultságát is. Fontosnak tartjuk továbbá, hogy egy agilis üzleti terv is elkészüljön, mely bár hasonló a hagyományos business case-hez, ebben az esetben a hangsúly kevésbé a részletezettségen van. Fontosabb, hogy nagyságrendileg lássuk a projekt várható megtérülését, a lehetséges kiadásokat, bevételeket, az üzleti célokat, elvárásokat és a vélt felhasználói réteget.
Agilis projekt indítása
Az indítás lényegében egy elköteleződés a vezetés részéről, hogy a projekt megvalósulhasson. Ez konkrét vezetői döntést igényel, mely alapja a korábban említett vízió és üzleti terv lehet. Fontosnak tartjuk, hogy a vezetés ilyen megközelítés mellett ne konkrét leszállítandók, hanem projekt célok mellett köteleződjön el, hiszen elfogadjuk, hogy a követelmények akár a projekt vége felé is változhatnak. Ezek a változások azonban jó esetben nem a felső szintű célt, víziót módosítják, csupán annak kézzel fogható termékeinek jellemzőit.
Egy agilis charter segíthet a célok rövid, egyszerű dokumentálásában, illetve szükséges, hogy megismerjük az érintetteket, felhasználókat is, melyben stakeholder elemzés és persona építés is segíthet. A fentiek ismeretében már lehet magas szintű funkcionalitásokat gyűjteni, azokat nagyságrendileg méretezni és roadmapbe rendezni.
Release tervezés
A release tervezés célja, hogy a legmagasabb értéket jelentő, de nem feltétlenül a legtöbb munkát igénylő elemeket minél korábban átadhassuk, melyek leggyakrabban releasen keresztül valósul meg. Nem cél, hogy minden release-t és minden tartalmat pontosan definiáljunk, elegendő lehet az első, vagy maximum két releaseben gondolkodni. Ha a legfontosabb funkciókat ügyesen daraboljuk és becsüljük, story mapping segítségével meghatározható az MVP, illetve a soron következő release célja is. Ebből már előrejelezhető, hogy a release kb. mennyi iterációt igényel majd.
Iterációk tervezése
A release cél meghatározása után indulhat az iteráció tervezése. Itt a csapat már az iteráció célja mellett köteleződik el, ám ne feledkezzünk meg arról sem, hogy a nulladik és a release előtti iterációk célja jellemzően eltér a többitől. Az iterációk menetére alkalmas megközelítés lehet a scrum, xp, kanban, vagy akár scrumban irányzat is.
Napi tervezés
A napi standupok segítenek a csapat számára a transzparencia kialakításában, valamint a napi munka tervezésében is. Ebben az esetben sem cél a hosszú ceremónia, próbáljuk ezt a napi szintű találkozót 15 percben megvalósítani.
Eszközök, technikák
Véleményünk szerint első sorban nem a technikákon múlik az agilis projektek sikere, ám ezek nagy segítséget nyújthatnak. A játékos feladatok segítenek a csapat bevonásában, valamint a feladatok élhetőbbé tételében.
Ilyen eszközök lehetnek például a vision board, product box, sailboat, persona, t-shirt sizing, big wall, poker planning, remember the future, prune the product tree is.
Hiszünk abban, hogy a fent leírt folyamatok mentén az agilis projektet sikeresebbek lehetnek, és ezek az eszközök minden scrum master, product owner és agilis projektmenedzser (igen, sokan használják ezt a kifejezést) eszköztárában manapság szerepelnie kell.
Amennyiben a gyakorlatban is szeretné kipróbálni, elsajátítani e folyamat és eszközök alkalmazását, jó szívvel ajánljuk agilis projektszimulációnkat, mely során a résztvevők egy konkrét projektet dolgoznak fel az ötlet felmerülésétől a projekt zárásáig.
Kérdése van? Lépjen velünk kapcsolatba!
Designabc