A PMI legfrissebb felmérése szerint nemzetközi szinten minden befektetett 1 milliárd dollárból közel 100 millió dollárt a nem hatékony projektteljesítmény miatt pazarolnak el. Bár ez a szám az elmúlt évekhez képest csökkent, még mindig jól mutatja, hogy bőven van tartalék a projektek megvalósításában.
A legjobban teljesítő szervezetek átlagosan projektjeik 88%-át határidőre, 90%-át költségkereten belül, 92%-át a célkitűzések elérésével képesek lezárni. Ugyanez a leggyengébb projektteljesítményt felmutató szervezetek esetében 24%, 25% és 33%.
A különbség láthatólag óriási, azonban a legfontosabb kérdés, hogy mi segíthet a teljesítmény növelésében?
Fontos látni, hogy a megoldás szervezetenként eltérő lehet, hiszen nincs két egyforma szervezet. A szervezeti kultúra, környezet, vezetői attitűd, szervezeti folyamatok és struktúra mind fontos szerepet töltenek be a projektek életében.
Nézzük meg, hogy milyen eredménnyel zárult a felmérés, mik azok az elemek, amik fejlesztésébe a jól teljesítő szervezetek komoly energiákat fektetnek?
Készségek fejlesztése
Vezetői, stratégiai, üzleti menedzsment és szakmai fejlesztések, mely nem csupán a projektvezetőket, hanem egyre inkább újabb és újabb szerepköröket (pl. üzleti elemzők, szponzorok, szakértők stb.) céloz meg. Tapasztalataink szerint ezeket a fejlesztéseket nem elegendő ad-hoc módon kezelni, célszerű ezeket egy egységes ív és a karrierpályák mentén megvalósítani. Rengeteg szervezettől halljuk, hogy egy-egy szakmai feladatot csak 1-2 adott munkatárs képes hatékonyan elvégezni. Ennek eredményeként ezeket a szereplőket “ki-be rángatják” projektekről, megbontva ezzel a csapatot és a fenntartható projektteljesítmény lehetőségét is. Amikor feltesszük a vezetőknek a kérdést, hogy miért nem képeznek további munkatársakat, hogy ezeket a láthatóan kritikus feladatokat többen is képesek legyenek ellátni, a válasz leggyakrabban ennyi: “Mert nincs rá időnk, emberünk, és magasak a kötbérek”. Gondoljuk végig, nem lenne célszerű áldozni erre annak érdekében, hogy hosszú távon a probléma gyökerét kezeljük? Mi hiszünk abban, hogy igen, érdemes!
Projekt- és portfólió iroda
Azon szervezetek akik projekt- és portfólió irodájukat a stratégiai célokhoz illesztették 38%-al több projektet zárnak le az eredeti projektcélok elérésével. Sajnos tapasztalataink szerint a hazai piac (tisztelet a kivételnek) még mindig nem ért el oda, hogy a projekt- és portfólió irodákat stratégiai szinten kezeljék. Leggyakrabban ezek a szervezeti egységek adminisztratív feladatokat látnak el. Véleményünk szerint -melyet a felmérés is alátámaszt- egy ilyen szervezeti egység komoly vezetői döntéstámogatást nyújthat, ha túllép a projektmutatók dokumentálási és adminisztratív feladatain.
Aktív szponzorok
A projektek szempontjából sikeres szervezetek több mint kétharmadánál a szponzorok aktívan együttműködnek, együtt “élnek” a projektekkel. A projekt sikere nem csupán a projektvezetőn, vagy a csapaton múlik, felsővezetői elkötelezettség és támogatás nélkül a siker sokkal bizonytalanabb. Itt természetesen nem arra gondolunk, hogy a szponzor a projektvezető feje felett átnyúlva hoz döntéseket, hanem hogy a megfelelő szinteken megfelelően képviselje, támogassa a projekteket.
Módszertanok, folyamatok
Érdekesség, hogy a szervezetek 71%-a használ valamilyen agilis projektmenedzsment elemet, technikát a projektjeik során. A jól teljesítő szervezetek 55%-a agilis projektmenedzsment megközelítést alkalmaz. Bár az agilis projektmenedzsment véleményünk szerint nem csodafegyver, mégis ennek bizonyos elemeinek felhasználása komoly mértékben támogathatja a projektcélok elérését. A mi tapasztalatunk az, hogy nincs egy adott, legjobban használható folyamat minden projektre, ezeket minden esetben testre kell szabni és ezek az egyedi megoldások képesek a projekteket, azokban közreműködő egyéneket leginkább támogatni.
Amennyiben bizonytalan abban, hogy az Ön szervezeténél mik azok a gyökérproblémák amik a fejlődést hátráltatják lépjen velünk kapcsolatba, díjmentes konzultációval segítünk ezek beazonosításában.
A felmérés eredményeiről bővebben a PMI Pulse of the Profession 2017-es kiadványában lehet tájékozódni.
Designabc